La coopération des équipes à distance

La coopération des équipes à distance : restez connectés

Le télétravail commençait à se développer en France depuis les dispositions Macron et il s’accélère aujourd’hui dans notre contexte de COVID19 et de confinement. Il s’agit là d’un changement majeur qui doit être pris comme tel.

 

Les équipes s’organisent pour pouvoir poursuivre leurs tâches et continuer de travailler ensemble, si leurs activités le leur permettent bien sûr.

 

Si jusqu’à présent, le télétravail était choisi, à présent il est contraint. Les grèves de décembre 2019 ont favorisé son développement comme le souligne l’étude annuelle réalisée par Malakoff Humanis. Et la pandémie qui s’installe accélère la mise en place de ce mode de travail. Et en même temps, nous ne sommes pas tous égaux face à cette modalité de travail. Certains sont très à l’aise et d’autres moins. Néanmoins, tous doivent continuer d’avancer pour poursuivre l’activité et limiter les pertes de chiffres d’affaires dans cette situation économique difficile dans de très nombreux secteurs.

 

Oui mais voilà : comment faire quand on n’a pas choisi cette modalité d’activité ? Comment maintenir la coopération au sein des équipes ? Quelles sont les spécificités du travail à distance pour un collaborateur qu’il soit manager ou non ? Quels outils utiliser pour travailler ensemble et de façon sécurisée pour l’entreprise ? Comment manager en toute confiance ? Les questions sont nombreuses et d’autant plus compte tenu de la « soudaineté » de la situation non préparée pour beaucoup d’entre nous et du caractère subi qui peut générer des émotions fortes.

Nous ajoutons à cela, la dimension des enfants à garder à domicile car les modes de garde sont fermés. Une nouvelle contrainte à prendre en compte. « C’est tous les jours mercredi » m’a dit une amie. Et oui, il convient à présent de composer avec ces deux univers qui se confondent en un même lieu : le professionnel et le personnel.

 

Aussi, deux volets me semblent importants à aborder aujourd’hui dans cette situation de crise :

– l’organisation personnelle et professionnelle sur un lieu unique : le domicile

– la poursuite de l’activité pour les managers et les collaborateurs

Vos organisations personnelles et professionnelles

Pour bien travailler, il convient de pouvoir s’organiser de la meilleure façon qui soit pour soi.

Coté organisation personnelle, pourquoi vos habitudes devraient-elles changer pour vous comme pour vos enfants ?

Les rituels du matin et du soir ont toujours leur place. Les règles posées avec les enfants sont toujours présentes. Ces fondamentaux restent essentiels. Ils appellent sûrement à être revisités à l’aune du Covid 19.

Pour votre organisation professionnelle, l’idéal est de pouvoir vous aménager un espace de travail qui vous est dédié, avec vos dossiers, votre ordinateur et l’ensemble de vos affaires professionnelles.

Ensuite, il convient de poser vos codes permettant d’être ou non interrompu.e dans votre travail. Et pourquoi ne pas les inventer avec vos enfants et les appliquer dans les deux sens ?

Pour les horaires, ils restent à aménager selon votre situation et l’idéal là encore est de vous organiser autour de moments clés que vous définirez comme par exemple : les repas, les réunions d’équipe …

Le travail à domicile ou télétravail demande de la rigueur et la pose d’un cadre partagé. Il apporte de la souplesse dans son organisation et nécessite de ne pas rester seul.e professionnellement même si nous sommes entourés.ees par nos proches.

J’attire votre attention sur un point de vigilance : le droit à la déconnexion existe même en télétravail. Aussi, il me paraît déraisonnable de travailler H24 pour pallier les manques de la situation et tenter de faire comme en présentiel. L’état de burn out existe aussi dans le travail distanciel. Aussi, je vous invite à vous concentrer sur l’essentiel et à laisser de côté l’accessoire. Attention donc à prendre soin de vous dans le travail et en dehors du travail. Votre santé avant tout aujourd’hui plus que jamais.

Et si vous inventez votre propre mode d’organisation ? de quoi avez-vous besoin pour faire place à votre créativité et osez faire autrement ?

La poursuite de l’activité pour les managers et les collaborateurs

En situation de crise, le temps c’est 20% de décisions et 80% de communication.

Il est important de commencer à communiquer auprès de vos clients de l’organisation que vous avez choisie et des modalités de contact.

Entre collaborateurs, là aussi il est important de clarifier les temps de travail, surtout si la gestion des enfants est présente et impacte quasi de facto les conditions de travail, surtout avec de très jeunes enfants.

Poursuivre votre activité en étant période de confinement repose essentiellement sur la technologie : une ligne téléphonique, un ordinateur, un casque audio et des outils de travail collaboratif.

Dans cette situation, la solidarité joue. Des outils gratuits sont disponibles comme Hangout, Skype, FaceTime, Viber, la suite gmail… et d’autres s’ouvrent à la gratuité comme Zoom, Kahoot qui offrent chacun trois mois sans engagement pour faciliter le travail à distance si vous n’avez pas d’outils à votre disposition à ce jour et que vous découvrez un nouvel univers : celui de la collaboration en ligne.

La collaboration à distance, c’est également le partage et la co-construction de documents en ligne (type Framapad, Trello, Google documents…), les fils de discussions ou de chat (whatsapp, workplace, slack, le chat de gmail….).

Les outils sont nombreux ; la newsletter de Cadre & Dirigeant par exemple vous en proposent quelques uns supplémentaires.

Et vous, au delà de tout cela, quels outils ont vos préférences ? Que mettez-vous en place ? Quelles sont les décisions clés que vous avez prises ? Comment maintenez vous le lien à votre niveau ? Et si le principal outil c’était vous-même ?

En tant que manager votre rôle a évolué dans ce contexte.

Vous devez accompagner le changement que représente le télétravail, gérer les émotions de vos collaborateurs : la peur du quotidien, l’angoisse du confinement, la colère face à la difficulté à utiliser les outils, à travailler, à gérer vie personnelle et vie professionnelle de front et en simultané …

Potentiellement, votre équipe va être réduite compte tenu d’arrêts de travail possibles pour garder les enfants ou bien encore car l’un.e de vos collaborateur.trice aura contracté.e le virus … autant d’éléments à prendre en compte dans la poursuite de votre activité qui se met en place.

Comme dans un management en face à face, il va être très important de communiquer, de mettre en place le comment vous allez travailler ensemble, quelles solutions sont adoptées pour assurer un sav technique pour la prise en main d’outils (teamweaver peut vous y aider), comment vous allez travailler en respectant la confidentialité des données, en accédant à votre système d’informations de façon protégée, comment vous allez manager en confiance à distance … autant d’items visant à rassurer et à structurer les relations.

Vos comportements et vos modes de management doivent donc évoluer. C’était déjà le cas avec la transformation digitale, les nouvelles générations qui entrent sur le marché du travail et à présent s’ajoute la notion de travail à domicile en situation de confinement et en période de crise sanitaire.

Le lien social est un élément clé de la relation présentielle ou distancielle. Nous sommes des êtres sociaux avant toute chose. Et même à distance, le lien social se construit et s’entretient.

Aussi, veillez à mettre en place vos rituels : une réunion de lancement en début de semaine par exemple, des points d’étapes dans la semaine, un « coucou » quotidien et pourquoi pas une pause café virtuelle…

Cela me paraît être le moment également de réviser les objectifs et de redéfinir les priorités afin de palier les déconvenues de la situation et d’être tourné.e vers vos collaborateurs.trices et vers vos clients.

À distance, les composantes du management se modifient et s’acquièrent via la formation, le coaching, le co-développement et là aussi à distance c’est possible et même modélisant.

Quelle opportunité d’apprendre à distance ce que l’on transposera à distance également, et de vivre ce que nos collaborateurs vivent !

Un Mooc (formation en ligne gratuite) est proposé par edflex : « Télétravail : s’organiser à distance ». A découvrir !

Des solutions existent. Ne restez pas seul.e.s.

Dans ces moments-là, la solidarité se met en place et permet d’avancer ensemble sereinement.

 

 

 

 

SYSTEMILIA, une entreprise connectée et solidaire

Aussi, dans ce contexte, SYSTEMILIA met en place des séances de coaching téléphonique de 30 min gratuites (à concurrence de 3 par jour et d’une par personne). Pour réserver votre séance c’est ici

Par ailleurs, notre activité se poursuit à distance comme nous le faisons traditionnellement : coaching, formation, tutorat, mentorat. Et en même temps, cela nous permet d’innover en transposant une formation exclusivement en salle en formation à distance en combinant différents outils pour tenir compte des spécificités de la formation à distance. Nous ne souhaitons pas reproduire stricto sensu une formation en salle : nous sommes à distance.

Et vous, comment vous adaptez-vous pour prendre en compte ces paramètres ? Comment vous transformez-vous ?

Pour vivre ces moments, trouver des réponses à vos situations présentes et à venir, nous vous proposons les prestations suivantes en ligne :

– du coaching individuel

– de la supervision de réunion

– du co-développement

– des ateliers de formation sur mesure.

Dans le contexte actuel, nos séances de co-développement vous sont proposées à un tarif solidaire : pour vous inscrire et avoir plus d’informations, c’est ici.

La zone commentaire est à vous pour partager vos bonnes pratiques et pour rester connecté.e.s

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